Obat menjadi komoditas jual utama pada bisnis apotek, sekaligus menjadi aset berjalan di apotek anda. Sehingga pengelolaan obat di apotek harus dilakukan dengan bijak. Harus tercipta keseimbangan stok obat di apotek, stok obat yang berlebih dapat menyebabkan kerugian dalam bisnis apotek terutama jika obat tersebut lama terjual. Hal ini dapat mempengaruhi perputaran obat dan juga meningkatkan biaya penyimpanan obat. Namun jika stok obat terlalu sedikit dibandingkan dengan kebutuhan maka apotek juga mengalami kerugian akibat banyak transaksi yang tidak berlangsung dan pelanggan pun akan kecewa. Berikut ini adalah beberapa tips untuk mengelola stok obat di apotekmu dengan baik sehingga akan meminimalisir kerugian akibat berlebih atau kekurangan stok obat :
- Tepat Perhitungan Pengadaan Obat
Langkah utama yang dilakukan untuk mengelola stok obat di apotek adalah dengan menghitung kebutuhan setiap jenis obat di apotek dengan tepat. Sehingga pembelian atau pengadaan jumlah obat mendekati dengan kebutuhan di apotek anda. Terdapat beberapa metode dalam perhitungan pengadaan salah satunya adalah dengan metode konsumsi, yaitu metode pengadaan yang berpatokan dengan kebutuhan obat pada periode sebelumnya. Berikut ini adalah cara perhitungannya
A = X + SS + Lead Time – Sisa Stok
A : rencana jumlah pengadaan pada bulan / tahun yang ingin dihitung, X : rata-rata kebutuhan obat pada periode bulan / tahun sebelumnya, SS (Safety Stock) : stok untuk persediaan darurat, umumnya apotek menetapkan sebesar 10% dari kebutuhan obat, Lead time : kebutuhan obat yang diakibatkan oleh waktu menunggu penerimaan obat dari PBF, dan sisa stok adalah sisa persediaan obat di gudang apotek anda.
Metode perhitungan pengadaan saat ini sudah sangat berkembang, ada sebagian apotek yang telah menggunakan suatu sistem teknologi sehingga secara otomatis dapat menghitung kebutuhan apotek berdasarkan resep obat yang telah dikeluarkan. Metode integrasi dengan teknologi ini dapat sangat membantu dan dapat menurunkan kejadian kesalahan akibat human error. Namun sebenarnya perhitungan pengendalian stok ini juga dapat dilakukan melalui microsoft excel biasa, karena perhitungannya tergolong sederhana.
Dengan perhitungan yang tepat anda akan terhindar dari kelebihan atau kekurangan stok apotek secara ekstrim. Umumnya saat awal-awal apotek berdiri perhitungan dengan metode konsumtif ini kurang teliti karena masih terbatasnya data penggunaan periode sebelumnya, namun ketelitiannya akan semakin meningkat jika data kebutuhan apotek periode sebelumnya sudah banyak
- Memaksimalkan Biaya Penyimpanan
Biaya penyimpanan ini sering diabaikan oleh beberapa pemilik apotek, namun sebenarnya juga dapat mempengaruhi kualitas perputaran barang di apotek anda. Obat yang disimpan terlalu lama apalagi obat dengan kebutuhan penyimpanan khusus pada refrigerator akan menghabiskan banyak biaya simpan. Namun jika kita terlalu mengadakan pemesanan dan tidak memaksimalkan ruangan penyimpanan obat yang kita miliki dapat menurunkan efektivitas pengadaan obat. Karena biasanya dengan PBF akan memberikan potongan harga jika mencapai batas jumlah pengadaan tertentu.
Lagi lagi saat ini sudah banyak sistem digital yang dapat mengingatkan otomatis jika stok obat terlalu banyak atau sedikit, sehingga biaya penyimpanan dapat otomatis terkelola dengan baik. Namun jika anda belum dapat menginstal teknologi ini di apotek anda dapat mengelola biaya penyimpanan ini dengan menetapkan batasan maksimal jumlah item obat yang dapat disimpan di gudang apotek anda secara manual tentunya dengan mempertimbangkan kapasitas penyimpanan serta kecepatan penjualan suatu item obat.
Misalkan untuk obat parasetamol, potensi kerugian jika melakukan pengadaan jumlah banyak tidak akan besar. Hal ini dikarenakan parasetamol termasuk obat dengan kecepatan penjualan yang tinggi sehingga biaya penyimpanan tidak terlalu mahal
Baca Juga : Tips membangun hubungan baik dengan pelanggan melalui Whatsapp
- Biarkan Distributor yang Menanggung Resiko
Pada produk khusus misalnya obat dengan ketidakstabilan tinggi dan menuntut ruangan penyimpanan khusus seperti di refrigerator anda dapat melimpahkan biaya penyimpanan pada distributor. Strateginya dengan melakukan permintaan untuk pengiriman barang 1 hari setelah pemesanan atau pengadaan tepat sebelum pasien datang untung mengambil obat. Sistem ini dapat anda jalankan jika anda mempunyai database pasien yang lengkap dan menjalankan program monitoring / follow up pengobatan kepada pasien tertentu.
- Bekerjasama dengan PBF yang dapat Menukar Obat Expired
Terdapat suatu kemungkinan bahwa obat telah mencapai waktu kadaluarsa sebelum dibeli oleh pasien, yang disebabkan oleh kesalahan dalam perhitungan pengadaan obat atau memang jangka waktu kadaluarsa yang pendek. Nah bekerjasamalah dengan PBF yang mempunyai sistem penukaran obat kadaluarsa secara gratis, saat ini sudah terdapat beberapa PBF yang dapat mengakomodir fasilitas tersebut. Anda dapat membaca beberapa pertimbangan dalam memilih PBF yang tepat untuk apotek anda di sini
- Mengadakan Stok Opname Secara Rutin
Stok opname apotek harus dilakukan secara rutin, minimal dilakukan sebulan sekali terutama jika apotek anda belum terintegrasi dengan sistem digital. Hal ini dikarenakan kemungkinan terjadinya selisih persediaan antara jumlah obat secara fisik dan yang tertera dalam kartu stok atau catatan persediaan obat anda sangat besar. Oleh karena itu, kegiatan stok opname ini akan lebih baik jika diadakan secara rutin. Sehingga stok obat yang ada miliki adalah stok obat yang aktual
Nah sekian 5 tips dari kami untuk mengendalikan persediaan di apotekmu dengan lebih baik. Kemudian anda juga dapat menggunakan teknologi yang memudahkan pengadaan apotek anda terdapat aplikasi SwipeRx. SwipeRx merupakan aplikasi pengadaan apotek yang terpercaya dan bekerja sama dengan sejumlah PBF legal. Melalui aplikasi ini, anda dapat membandingkan harga satu jenis obat di setiap PBF. Kemudian juga terdapat beberapa program loyalitas yang menguntungkan anda seperti potongan harga dan hadiah menarik seperti emas batangan untuk anda yang berhasil mengumpulkan poin loyalitas.
Selain itu, pengadaan bersama SwipeRx juga cepat, obat dapat dikirimkan pada hari yang sama saat anda melakukan pemesanan. Jika anda ingin mengetahui informasi lainnya tentang bisnis apotek anda dapat membaca artikel-artikel kami sebelumnya dan bergabunglah dengan kami SwipeRx aplikasi digital pengadaan obat yang menawarkan jaminan 100% produk original dari PBF terpercaya, layanan pengiriman cepat, dan harga yang kompetitif. Daftarkan apotek di sini sekarang !